企業(yè)在月中或者月末盤點時，有時候會出現(xiàn)差異，倉儲管理盤點出現(xiàn)差異應(yīng)該如何解決呢？今天巨沃wms倉儲管理系統(tǒng)小編簡單為您介紹一下！

 

　　一、前言

 

　　關(guān)于盤點，這是一個老生常談的問題，可能有些倉庫管理老鳥會對此嗤之以鼻。但是，作為倉庫管理中的重要組成部分，在日常管理中，盤點的重要性常常被倉庫主管們忽略，認為只要保證了入出庫的準確性，庫存數(shù)據(jù)肯定沒問題。殊不知，哪怕最微小的一個誤差（這個誤差不一定是倉庫管理人員造成的，也有可能是上下游客戶造成的），在日積月累下，就可能產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，造成庫存數(shù)據(jù)的巨大偏差。我們在項目現(xiàn)場中經(jīng)常遇到因為盤點沒做好（盤點過程沒做好或者對盤點結(jié)果沒處理好）而導(dǎo)致出現(xiàn)大量的庫存誤差，造成企業(yè)不必要的損失。比如某知名品牌酒類倉庫，年終盤點發(fā)現(xiàn)有兩千多件商品和賬目不符，雙方約定暫時賬務(wù)與實物同時凍結(jié)，暫不處理（這絕對是個不定時炸彈，什么時候處理，難道要留待子孫后代處理）。再比如某知名品牌食品倉庫，年終盤點時發(fā)現(xiàn)二百多萬貨值的商品過保質(zhì)期，甲乙雙方在責(zé)任認定上互相指責(zé)（作為業(yè)內(nèi)人士，百分百認定是倉庫企業(yè)責(zé)任，暫且不提為何沒控制好先進先出，如果早盤點早發(fā)現(xiàn)早通報早處理，至少不會拖到年底產(chǎn)生糾紛；哪怕是因為客戶貨物滯銷導(dǎo)致，至少也要及時發(fā)現(xiàn)并向客戶通報結(jié)果）。

 

　　盤點，就是為保證庫存準確性，通過實物清點結(jié)果和賬面結(jié)果對比，發(fā)現(xiàn)實物庫存和賬面庫存之間的差異，并及時糾正和調(diào)整。以上是我們對盤點的定義（沒參考度娘和教科書）。那么盤點的目的就是為保證庫存的準確性，這個準確性包括數(shù)量的準確性、存放位置的準確性、存貨質(zhì)量的準確性等。再深究一下，為什么要保證庫存準確性呢（有點啰里啰嗦了），有多方面，一方面是為了保證日常入出庫業(yè)務(wù)的順暢；另一方面是為了及時發(fā)現(xiàn)日常業(yè)務(wù)管理中的問題；第三是為倉庫及其上下游機構(gòu)提供決策支持。再細致的解釋我們就不在本文闡述了。本文內(nèi)容著重介紹如何處理賬面庫存結(jié)果和實物庫存結(jié)果之間的差異。

 

　　二、保證盤點結(jié)果的準確性

 

　　發(fā)現(xiàn)庫存差異的前提，是實物清點庫存和賬面庫存都是準確的。賬面庫存的準確性暫時不在本文討論；實物清點也必須要有準確性，否則拿它和賬面庫存去比較就失去了意義。沒有明確目的、應(yīng)付了事的盤點，是很難獲得準確實物庫存信息的；不準確的實物清點信息，不僅對發(fā)現(xiàn)盤點差異沒有絲毫幫助，反倒容易造成庫存信息混亂，做無用功，使員工喪失對庫存準確性的信心。

 

　　1、復(fù)核制盤點

 

　　那么怎樣保證實物清點信息的準確性呢，一般的做法是建立盤點管理制度，制定盤點操作流程，建立獎懲制度，要求員工提高責(zé)任心清點的時候認真仔細等等，這些都是一些主觀的管理辦法。在大量的庫存數(shù)據(jù)面前，單靠人工方式去盤點（哪怕是借助了RF、RFID等盤點工具）是很容易出現(xiàn)人為誤差的。假定每個人清點庫存數(shù)據(jù)的準確率是99%，實際情況是你無法知道不準確的1%到底出現(xiàn)在哪個商品上。如果拿一個人的盤點庫存結(jié)果去和賬務(wù)庫存結(jié)果對比，那出現(xiàn)的差異里就會包括盤點本身的誤差以及賬務(wù)對比的誤差，增加盤點差異的處理復(fù)雜度。為了避免實物清點結(jié)果本身的誤差，有條件的企業(yè)一般采用復(fù)核盤點制度，也就是派出兩波次或以上的人員對同一盤點任務(wù)分別進行清點。兩波次人員一次盤點的準確率是99%*99%=98.01%，同時誤差率是1%*1%=0.01%；也就是說一個波次盤點人員的誤差率是1%的話，兩個波次人員同時盤點，其結(jié)果本身的誤差率只有萬分之一，這個誤差率我們一般是能容忍的（也可以到第三波次，將誤差率降到百萬分之一）。

 

　　仔細的讀者可以發(fā)現(xiàn)，兩波次人員同時盤點準確率在98.01%，誤差率0.01%，誤差率是低了，但準確率也沒有提升，跟著降低了。我們來看這個公式：98.01%+0.01%=98.02%≠100%，這中間差的1.98%到哪里去了呢。假設(shè)兩個波次的盤點人員分別為A和B，這個內(nèi)容，實際上就是A數(shù)對了B沒有數(shù)對以及B數(shù)對了A沒有數(shù)對的部分。在將A和B的清點結(jié)果合并成最終的盤點結(jié)果之前，A和B之間要就差異部分進行復(fù)盤，直至消除這1.98%的差異，這樣A和B的最終結(jié)果準確率就都是99.99%。

 

　　所有初次接手的倉庫項目，人員還不熟練的倉庫項目，庫存管理混亂的倉庫項目我們都推薦采用復(fù)核制（哪怕會消耗雙倍的人力）。采用復(fù)核制盤點，可以增強員工的責(zé)任心（互相監(jiān)督，互相核查），便于盤點制度獎懲制度的落實（有據(jù)可查）。如果實在人手不足，也可以考慮讓一個人做兩遍以消除實物清點本身的誤差。

 

　　2、循環(huán)盤點

 

　　當(dāng)倉庫管理足夠順暢，人員有足夠的能力把握盤點數(shù)據(jù)的準確性的時候，可以考慮減少或取消復(fù)核盤點，將盤點本身產(chǎn)生的誤差交由和賬務(wù)比較來發(fā)現(xiàn)。為了消除清點本身產(chǎn)生的誤差對盤點差異的影響，我們經(jīng)常對差異部分進行再次盤點，即是循環(huán)盤點。循環(huán)盤點是針對賬面庫存和實物庫存之間的差異，就差異部分再次進行清點，以減少因為上一次清點誤差對盤點結(jié)果的影響。具體的循環(huán)次數(shù)視實際清點準確率而定，比如準確率是90%的清點，循環(huán)兩次（加上第一次原始數(shù)據(jù)后是三次）后的準確率是100%-(10%)3=99.9%。當(dāng)然，每次循環(huán)后都要對實際清點結(jié)果進行修正。

 

　　復(fù)核盤點與循環(huán)盤點的區(qū)別是，復(fù)核盤點是事前消除盤點結(jié)果誤差，循環(huán)盤點是事后消除盤點結(jié)果誤差。

 

　　三、盤點差異的處理辦法

 

　　前文中提到，盤點結(jié)果與賬面庫存結(jié)果之間的差異，主要有三種，一種是數(shù)量差異、一種是存放位置差異、第三種是存貨質(zhì)量差異。盤點管理中容易出現(xiàn)的一個誤區(qū)是，盤點如果出現(xiàn)盤盈沒事，如果是盤虧就要處理，有些庫管人員將盤盈結(jié)果向客戶隱瞞，甚至將盤盈物品留作私用。殊不知，倉庫管理中沒有無緣無故的愛也沒有無緣無故的恨，出來混總是要還的。不管是未對盤盈物品做通報，還是貪墨了客戶物品，積累到一定程度，遲早都要被發(fā)現(xiàn)的。盤點的目的是發(fā)現(xiàn)差異，并消除差異。消除差異的辦法，是與差異類型以及發(fā)生差異的原因緊密相關(guān)的。

 

　　1、盤盈的處理辦法

 

　　盤盈的意思是實際庫存比賬面庫存數(shù)量多。出現(xiàn)盤盈的情況有很多，其處理辦法也不盡相同

 

　　1.1 出庫時貨品少發(fā)造成的盤盈

 

　　這時候要及時追查上一次盤點與本次盤點之間該物品的出庫記錄，和收貨人及時聯(lián)系，找到是哪一筆出庫單少發(fā)了，并商量解決辦法。大多數(shù)情況下，收貨人收到的貨物有缺失，一般都會及時聯(lián)系倉庫或者貨主單位。

 

　　A、如果收貨方要求補發(fā)，則在賬面外（WMS之外）做補發(fā)貨處理，無需做賬務(wù)登記。

 

　　B、如果收貨方不要求補發(fā)，則可以找到原出庫單，修改出庫單內(nèi)容（減少出庫數(shù)量）。實際情況是，對于已經(jīng)出庫完成的出庫單，很多WMS是不支持修改功能的，這種情況才可以做一個退貨入庫操作。不管是修改出庫數(shù)量還是做退貨入庫，都需要通知貨主單位，以確保倉庫庫存和貨主單位庫存保持一致。

 

　　Note：為何很多WMS無法支持對已經(jīng)完成的出庫單做修改，主要有兩個原因，一是這個WMS是按照財務(wù)管理思路設(shè)計的，修改出庫數(shù)量只能新設(shè)紅字出庫單來沖銷；另一原因是修改后的出庫貨位有變動，無法恢復(fù)原狀，會影響貨位的準確性。這些理由，都是WMS不成熟的表現(xiàn)，作者所在公司設(shè)計的WMS，是能夠撤銷或修改已經(jīng)出庫完成的訂單的。至于為何推薦修改訂單，而不是做一個退貨入庫單，因為退貨入庫單會增加退貨入庫記錄，可能影響物流費用結(jié)算。這是題外話，歡迎感興趣的讀者聯(lián)系作者繼續(xù)討論。

 

　　1.2 入庫時多收了貨造成的盤盈

 

　　多收了貨而沒有記錄入賬，導(dǎo)致實物庫存比賬面庫存多，多出的部分我們一般叫賬外庫存。賬外庫存有可能是貨主企業(yè)有記錄，而倉庫忘了記錄；也有可能貨主企業(yè)自身也忘了記錄。不管如何，倉庫企業(yè)不要因為有了賬外庫存就沾沾自喜，感覺自己高大上能幫客戶管出多余的庫存，甚至有貪墨客戶貨物的想法。舉個特別的例子，某汽車工廠需要臨時緊急用料，零配件供應(yīng)商在給倉庫的入庫單里，增加了這部分物料；倉庫收貨員發(fā)現(xiàn)多出的部分，沒來得及處理，也就是沒有及時發(fā)貨給工廠。到盤點時才發(fā)現(xiàn)多出的部分，這時候工廠早就把抱怨投訴到供應(yīng)商了。

 

　　C、如果是貨主單位知道多發(fā)的情況，可以修改當(dāng)時入庫單，增加入庫數(shù)量。當(dāng)然，如果時間較長，可能當(dāng)時入庫的一部分商品已經(jīng)被出庫或被移動等，無法修改入庫單，這時候可以看下一條。

 

　　D、補充入庫單，并在入庫單的備注里，詳細描述補充入庫的原因。

 

　　E、貨主單位也沒有記錄的情況（真的沒有記錄么，不會有什么貓膩么，我們題外討論），這時候就是真正的盤盈了。真正盤盈的內(nèi)容，要做盤盈入庫，并且通報貨主企業(yè)。

 

　　1.3 客戶退貨記錄未填造成的盤盈

 

　　客戶退貨正常的流程應(yīng)該是客戶先通知貨主企業(yè)退貨，貨主企業(yè)再通知倉庫負責(zé)接收。但實際操作中往往是相反的，是倉庫先收到貨，而貨主企業(yè)并不知情；這時候就要及時和貨主企業(yè)溝通，及時做退貨登記。

 

　　F、如果是退貨記錄未登記，則及時補登退貨記錄；并和貨主企業(yè)通報核對退貨信息。

 

　　G、如果發(fā)現(xiàn)有瑕疵品（退貨原因大多是因為出現(xiàn)瑕疵），則要及時做次品標識，或者凍結(jié)。